Kommisjonen bør gjelde erfaringene fra utviklingen av Schengen Informasjon System for å unngå lignende forsinkelser og overforbruk på fremtidige IT-prosjekter, sier EUs revisorer

I en rapport publisert i dag (19. mai) av European Court of Auditors (ECA) heter det at kommisjonen leverte andre generasjon Schengen Information System (SIS II) over seks år senere enn planlagt og åtte ganger det opprinnelige budsjettanslaget. Forsinkelsene og overforbruket skjedde på grunn av svakheter i kommisjonens ledelse i en utfordrende styringssammenheng.Schengen informasjonssystem (SIS) brukes av grensevakter, politi, toll, visum og rettsmyndigheter i hele Schengen-området. Den inneholder informasjon (varsler) om personer som kan ha vært involvert i en alvorlig forbrytelse eller kanskje ikke har rett til å komme inn eller bli i EU. Den inneholder også varsler om savnede og mistet eller stjålet eiendom, som sedler, kjøretøy, skytevåpen og identitetsdokumenter. Varsler legges inn i systemet av nasjonale myndigheter "I 2001 påla EU-rådet kommisjonen å utvikle en ny versjon av Schengen-informasjonssystemet," uttalte Pietro Russo, ECA-medlemmet som var ansvarlig for rapporten, "den første fristen var imidlertid urealistisk og kommisjonen gjorde ikke først tildele tilstrekkelig personell med ekspertisen til prosjektet. Derfor var kommisjonen i stand til å administrere hovedutviklingskontrakten effektivt bare fra 2009. I tillegg trakk ikke kommisjonen erfaringene til sluttbrukere og systemkrav endret i løpet av den første delen av prosjektet. " De innledende indikative estimatene for kostnadene til EU-budsjettet for det sentrale systemet undervurderte den sanne omfanget av den nødvendige investeringen betydelig. De fulle kostnadene for SIS II utgjorde € 189 millioner for det sentrale systemet som det bør legges til et estimat på over € 330m for nasjonale systemer. Samtidig ble den viktigste fordelen som først ble forventet av SIS II, mindre relevant med den vellykkede utvidelsen av SIS 1 til nye medlemsland. I lys av disse store endringene i kostnadene og forventede fordeler, demonstrerte ikke kommisjonen at SIS II fullt ut ga den beste verdien for pengene for organisasjonen. Kommisjonen lærte imidlertid erfaringer fra den første delen av prosjektet, slik at den kunne endre tilnærmingen i løpet av den endelige prosjektfasen fra 2010 og levere SIS II i april 2013. I tillegg har den allerede brukt noen leksjoner fra SIS II i å utarbeide andre store IT-prosjekter.

Revisjonsretten (ECA) spesialrapporter blir publisert i løpet av året, presentere resultatene av den valgte revisjoner av spesifikke EU budsjettområder eller ledelse emner.

Denne spesielle rapporten (Ingen 3 / 2014) med tittelen Leksjoner fra EU-kommisjonens utvikling av andre generasjons Schengen informasjonssystem (SIS II)undersøkte hvorfor kommisjonen leverte SIS II over seks år senere enn planlagt og til en pris som langt oversteg de opprinnelige estimatene. Den undersøkte også om det var en robust virksomhetssak for SIS II gjennom hele prosjektet, som tok hensyn til store endringer i kostnadene og forventede fordeler. I tillegg vurderte EU-revisorene om kommisjonen hadde lært og brukt lærdom av sin styring av prosjektet.

EU-revisorene fant at forsinkelsen og overutgiftene skyldtes mangler i kommisjonens ledelse i en utfordrende styringssammenheng, spesielt under den første delen av prosjektet fram til 2009. Til tross for store endringer i kostnadene og forventede fordeler under prosjektet, vurderte ikke kommisjonen virksomhetssaken for å demonstrere at SIS II forble en organisatorisk prioritering som ga høyere avkastning på investeringen enn andre muligheter. Det ble ikke tatt noen avgjørelse, basert på en revurdering av kostnader og fordeler, om vi skulle fortsette med eller stoppe prosjektet. Kommisjonen har lært erfaringer fra den første delen av prosjektet for å endre tilnærmingen i den endelige prosjektfasen fra 2010 og for å levere SIS II i april 2013.

Basert på funnene anbefalte ECA at Kommisjonen, når den styrer utviklingen av storskala IT-systemer, skal:

Annonse

• Baser timeplanen på en teknisk analyse av oppgavene som skal utføres;
• sørge for at alle prosjekter er integrert i virksomhets IT-styringsordninger og utnytte intern kompetanse for å styre arbeidene til entreprenører effektivt;
• sørge for at forretningsbehov og synspunkter fra sluttbrukere tas tilstrekkelig hensyn til i beslutningen;
• sikre godkjenning av virksomhetssaken før du går videre fra prosjektinitiering til prosjektplanlegging og dens godkjenning i tilfelle store endringer i prosjektkostnader, forventede fordeler, risikoer eller alternativer;
• sørge for at viktige prosjektbeslutninger blir dokumentert i en beslutningslogg, slik at de er lett sporbare;
• sikre at det er effektiv global koordinering når et prosjekt krever utvikling av forskjellige, men avhengige systemer av forskjellige interessenter;
• utvikle store IT-systemer ved hjelp av interoperable byggeklosser som lett kan brukes på nytt for å forhindre at de blir innelåst til en enkelt entreprenør, og;
• videreformidle erfaringene fra domstolens tilsyn til generaldirektorater og EU-institusjoner, byråer og andre organer. Kommisjonen bør vurdere om de forventede fordelene med SIS II ble oppnådd.

Et kort videointervju med ECA-medlemmet som er ansvarlig for rapporten er tilgjengelig her.

Del denne artikkelen: